راهنمای خرید انواع مدل قفسه اداری فلزی، چوبی و ام دی اف، ایستاده و رومیزی نو و دست دوم - قفسه زونکن اداری، قفسه کتاب و دیواری اداری

این نوع بایگانی ها را می توان به سه دسته بایگانی ریلی، بایگانی قفسه ای و بایگانی دوار تقسیم بندی کرد که هر کدام از این نوع ها بسته به نیاز و کاربری خاصی که برای آنها قایل هستیم، قابل طراحی هستند و در ساخت آنها از فناوری های نوین استفاده می شود. استفاده از محصولات بایگانی در محیط های اداری از نیازهای اساسی و مهم برای کارکنان سازمان است که هنوز در حال پیشرفت و گسترش هستند و هنوز از روش های قدیمی بایگانی سنتی استفاده می کنند.

اگر فضای اداره ای شما کوچک است و نیاز است که برای مدت زمان طولانی پرونده پرسنلی و اداری خود را در آن نگهداری کنید، می توانید با سفارش دادن انواع بایگانی ریلی و یا بایگانی قفسه ای این امر را برای خود راحت تر کنید تا برای مدت زمان بیشتری در آنجا بماند و همیشه یک دسترسی راحت و سریع را برای کارهای خود داشته باشید. همانطور که اشاره شد یکی از روش هایی که افراد برای ثبت و پیگیری پرونده پرسنلی و اداری خود انجام می دهند، استفاده از بایگانی دوار یا بایگانی قفسه ای است.

بایگانی اسناد یک فرآیند بسیار پر زحمت و زمان بر است که مستلزم صرف زمان و هزینه‌ی زیادی است و از طرفی دیگر نیز امنیت آنها نیز به خطر می‌افتد. چرا که در صورت لو رفتن اسناد در این بخش، ممکن است تمامی مدارک شما بصورت کامل و در معرض دید عموم باشد و به همین خاطر به یک فضای امن نیاز دارید تا بتوانید امنیت مدارک خود را تامین نمایید.

با پیشرفت تکنولوژی و در اختیار قرار گرفتن فضای مناسب به کارمندان، نیاز به داشتن یک فضای اداری منظم بیش از پیش احساس می شود. به همین دلیل نیز یکی از دغدغه ها و نیازهای شرکت ها و سازمان ها در زمان حال، پیدا کردن محل مناسب برای قرار دادن و طبقه بندی اسناد کاری است. در محیط های کاری کوچک که برای هر میز، صندلی و قفسه ای یک قفسه اداری مناسب نیاز است، وجود یک بایگانی مناسب برای قرار دادن زونکن های اداری، به نظم بخشیدن به محیط و جلوگیری از گم شدن آن ها کمک زیادی می کند.

اگر قصد خرید یک قفسه اداری مناسب برای محیط کاری خود را دارید و از طرفی نیز بودجه کافی برای خرید این کالا را در اختیار ندارید، می توانید با استفاده از بایگانی الکترونیکی که امروزه بسیار پرکاربرد است، اسناد و مدارک خود را در این فضا قرار دهید تا در کمترین زمان ممکن و با توجه به نیاز خود بتوانید به بایگانی اداری دسترسی داشته باشید

اما این موضوع در صورتی صدق می کند که اسناد و مدارک کاری خود را به این روش نگهداری نمایید. یکی از مهمترین و بهترین روش ها برای نظم بخشیدن و نظم پذیری به محیط داخلی، استفاده از کمد اداری است. چرا که کمد اداری می تواند در مرتب سازی محیط داخلی دفتر شما نقش بسزایی را داشته باشد. البته باید این را در نظر داشته باشید که کمد شما باید بتواند به سادگی از فضای داخلی شرکت شما نیز به نحو احسنت استفاده کند.

پس در هنگام خرید کمد باید به این نکته نیز دقت کنید که کمد مناسب برای دفتر شما چیست؟ همان طور که می دانید کمد ها دارای انواع مختلفی هستند که از میان آنها می توان به کمد اداری، کمد صنعتی، کمد بایگانی و. اشاره کرد. اما در این میان یکی از رایج ترین آنها که در میان عموم نیز محبوب است، کمد بایگانی است.

با خرید قفسه اداری می‌توانید اسناد و مدارک کاری خود را در داخل قفسه ای بسیار منظم و مرتب در محیطی بسیار کم جا نگهداری کنید. همچنین این قفسه ها مناسب برای مکان هایی هستند که دسترسی به آنها دشوار و یا هزینه های زیادی را متقبل می‌شوند. به همین دلیل است که استفاده از قفسه بایگانی اداری در شرکت های کوچک، متوسط و بزرگ اهمیت پیدا می کند. شرکت‌های کوچک و متوسط برای آنکه بتوانند نیازهای مدیریتی خود را برطرف کنند، می توانند از انواع مختلف قفسه های بایگانی بهره بگیرند.

شما می توانید با استفاده از قفسه بایگانی ریلی، انواع قفسه ها را در فضاهای مختلف قرار دهید و از این طریق کارایی کارکنان خود را افزایش دهید. این نوع از قفسه ها، با توجه به ابعاد و فضایی که اشغال می‌کنند، می توانند در شرکت‌های کوچک و بزرگ مورد استفاده قرار بگیرند. این نوع از قفسه ها دارای قیمت نسبتا مناسبی هستند و برای افرادی که مایل هستند حجم زیادی از اسناد و مدارک خود را ذخیره و بایگانی کنند، گزینه مناسبی است.

در این نوع از بایگانی‌ها انواع اسناد مانند مدارک و اسناد شخصی، مدارک محرمانه و. قرار گرفته که برای مدیریت هر چه بهتر این محیط ها، وجود نظم کاری و نظم پذیری از اهمیت بالایی برخوردار است. البته امروزه با پیشرفت تکنولوژی از مدل های قدیمی‌تر که به بایگانی‌های مکانیکی معروف هستند، برای بایگانی اسناد استفاده می شود. این مدل از بایگانی‌ها با قیمت مقرون به صرفه‌تری تولید شده و این موضوع نیز از نکات مهم در این نوع از سیستم‌های بایگانی محسوب می‌شود.

به دلیل استفاده از بایگانی‌های مکانیکی در ادارات و محل کار، محیط کاری این قبیل از بایگانی‌ها، تمیز و بهداشتی تر از نمونه‌های امروزی هستند. قفسه بایگانی با طراحی ویژه‌ی خود که توسط شرکت های مختلفی ساخته شده است می‌توانند یک راه حل برای این منظور باشد. این قفسه بایگانی، بسیار کاربردی و مفید است. 

یکی از دغدغه‌ها و نیازهای اصلی هر محیط کاری یا اداری وجود قفسه های مختلف و متنوع برای نگهداری و بایگانی اسناد و مدارک کاری و شخصی افراد است. برای اینکه به این مشکل پی ببرید کافی است نگاهی به محیط اطراف خود بیاندازید. معمولا در شرکت ها و ادارات از چندین اتاق و ساختمان استفاده می شود. تعداد کارمندان و یا مشتریان آن اداره یا شرکت از لحاظ تعداد و تنوع اسناد بسیار زیاد است.

بنابراین باید برای محل قرارگیری هر یک از اتاق ها و ساختمان های اداری قفسه بندی های مخصوص اداری در نظر گرفت تا بتوان اسناد و مدارک کاری را بطور منظم و طبقه بندی شده در دسترس قرار داد. شرکت ها و ادارات معمولا از اتاق های کنفرانس و اتاق استراحت کارمندان و یا قسمت های اداری برای کار استفاده می کنند. با این اوصاف باید برای هر اتاق یک بایگانی مرکزی ساخته شود تا بتوان از آنجا تمامی اسناد و مدارک را مدیریت کرد.